Wanneer u gebruik maakt van de diensten van BHVK Leisure B.V., is het noodzakelijk dat wij een aantal persoonsgegevens van u registreren. Het is ons beleid om uiterst zorgvuldig en transparant om te gaan met uw persoonsgegevens. Via deze privacyverklaring willen wij u laten weten voor welke doeleinden en op welke wijze wij uw persoonsgegevens verwerken.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u een boeking bij ons maakt, gebruik maakt van onze diensten, onze website bezoekt of wanneer wij contact met u hebben.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 27 mei 2019 te Burgh-Haamstede en vervangt alle eerdere versies van de privacyverklaring van BHVK Leisure. B.V.
Inhoudsopgave
Wie zijn wij?
Welke gegevens verzamelen wij van u en waarom?
Bij het maken van een boeking voor een vakantieaccommodatie
Contact met onze medewerkers
Bij het indienen van een klacht
In het kader van onze marketingactiviteiten
Gebruik website
Analyses ten behoeve van managementinformatie
Gegevens die wij van derden ontvangen
Wat zijn de grondslagen?
Aan welke partijen geven wij uw persoonsgegevens door?
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Waar slaan wij uw gegevens op?
Wat zijn uw rechten?
Wie zijn wij?
Voor algemene informatie bezoekt u deze pagina.
Voor onze officiële gegevens bezoekt u onze contactpagina.
Welke gegevens verzamelen wij van u en waarom?
Uw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk door ons verwerkt om u een aangename vakantie te bezorgen. Graag bouwen wij een duurzame relatie met u op, zodat wij u ook in de toekomst van dienst kunnen zijn en u aanbiedingen kunnen doen op basis van uw interesses of boekingsverleden. Hiervoor doet BHVK Leisure B.V. onderzoek naar uw wensen. In het kader van onze dienstverlening, verkoop van producten en diensten of anderszins zoals bijvoorbeeld met enquêtes, wedstrijden of prijsvragen verstrekt u (persoons-)gegevens. Deze door u verstrekte gegevens, zoals onder andere uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, persoonlijke (reis)voorkeuren en interesses, worden door ons verwerkt zodat wij in staat zijn om u op maat te informeren over de beschikbare diensten, producten, evenementen en nieuws. Daarnaast helpt de verwerking van uw gegevens ons bij het ontwikkelen van nieuwe diensten en producten.
Bij het maken van een boeking voor een vakantieaccommodatie
Wanneer u een boeking maakt voor een van de door ons aangeboden accommodaties registreren wij standaard de gegevens van u die noodzakelijk zijn om de accommodatie aan u ter beschikking te stellen. De accommodaties bieden wij zelf ter verhuur aan, maar worden ook aangeboden door onze partners. In het geval dat u een boeking maakt via een van onze partners, is deze privacyverklaring net zo goed van toepassing. Wij zullen u hier nogmaals op attenderen zodra wij uw gegevens hebben ontvangen, tenzij het ons onevenredig veel inspanningen zou vergen om u hiervan op de hoogte te stellen of de informatie vertrouwelijk moet blijven.
Boekingsgegevens
Boekingsgegevens zijn gegevens over de vakantie die u bij ons heeft geboekt, bijvoorbeeld het type accommodatie, aankomstdatum, vertrekdatum, reisgezelschap en voorkeuren. Om uw boeking in orde te kunnen maken, registreren wij deze gegevens in ons reserveringssysteem.
NAW-gegevens
Uw NAW-gegevens hebben wij nodig om uw boeking te kunnen registreren in ons reserveringsysteem en voor registratie in het verplichte nachtregister, maar bijvoorbeeld ook voor het kunnen voldoen aan de verplichting tot het doen van aangifte toeristenbelasting. Wanneer wij bepaalde zaken niet per e-mail naar u kunnen versturen, sturen wij dit per post naar het door u opgegeven adres.
Telefoonnummer en e-mailadres
De bevestiging van uw boeking ontvangt u op het door u opgegeven e-mailadres, net als interessante informatie over uw verblijf en de omgeving. Mochten wij kort voor uw verblijf nog vragen hebben, dan bellen wij u op of sturen wij u een e-mail.
Geboortedatum
Boekingen kunnen uitsluitend gemaakt worden door personen die ouder zijn dan 25 jaar. Door het opgeven van uw geboortedatum kunnen wij controleren of u bevoegd bent om een boeking te maken.
Bankrekeningnummer
De betaling voor uw boeking kunt u voldoen via onze beveiligde betaalomgeving of middels een overschrijving.
Voor al onze accommodaties zal een waarborgsom in rekening worden gebracht. Uw bankrekeningnummer registreren wij enkel en alleen voor het terugstorten van de borg. Wij zullen en kunnen nooit een bedrag van uw rekening afschrijven.
Indien u met een creditcard wilt betalen, worden uw gegevens doorgestuurd naar de financiële instelling die de betaling verwerkt. Wij hebben nooit inzage in uw creditcardgegevens, maar kunnen wel zien dat u heeft betaald met een creditcard.
Mijn BHVK Leisure
Nadat u een vakantie bij ons heeft geboekt, kunt u een persoonlijke ‘Mijn BHVK Leisure” activeren. Met “Mijn BHVK Leisure” kunt u uw eigen gegevens inzien en wijzigen, en kunt u tot 3 dagen voor aankomst uw vakantiezaken online regelen. Hiervoor registreren wij de gegevens die u heeft opgegeven bij het maken van de boeking. Ook is in ‘Mijn BHVK Leisure” uw boekingsverleden terug te zien.
Contact met onze medewerkers
Onze medewerkers staan u graag te woord in het geval dat u een vraag heeft over uw boeking of uw verblijf. Wij bieden u hiervoor diverse contactmogelijkheden.
Online contact
Als u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website worden uw aanhef, naam, contactgegevens en vraag of opmerking geregistreerd. Bij een vraag via Social Media of de online chat worden uw naam, e-mailadres en de inhoud van het gesprek geregistreerd. Hetzelfde geldt in het geval dat u een e-mailbericht naar ons toe stuurt. Het registreren van de gegevens is noodzakelijk om met u te communiceren. Bovendien zijn wij hierdoor in staat om uw vraag snel en efficiënt te beantwoorden en uw gegevens erbij te zoeken.
Telefonisch contact
Wanneer u contact opneemt met onze medewerkers kunnen een aantal controlevragen aan u gesteld worden om er zeker van te zijn dat uw gegevens niet bij iemand anders terecht komen.
Bij het indienen van een klacht
Indien u onverhoopt een klacht heeft, kunt u deze indienen bij onze afdeling Support. Hiervoor kunt u een bericht sturen aan het e-mailadres: support@bhvkleisure.com. Wij registreren dan uw naam en de inhoud van uw klacht, zodat wij uw klacht in behandeling kunnen nemen. U dient uw klacht uiterlijk binnen 2 weken na vertrekdatum schriftelijk aan ons kenbaar te maken.
In het kader van onze marketingactiviteiten
Nieuwsbrieven
Nadat u een boeking heeft gemaakt bij BHVK Leisure B.V. of u zich via de website heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij uw e-mailadres voor het versturen van onze nieuwsbrieven. Onder nieuwsbrieven worden nieuwsbrieven verstaan die betrekking hebben op onze vakantiewoningen. Indien u zich hierop abonneert, geeft u BHVK Leisure B.V. toestemming om uw e-mailadres te gebruiken voor de toezending van de nieuwsbrieven en andere informatie zoals aanbiedingen, wedstrijden/prijsvragen en enquêtes. Via een link in de nieuwsbrief kunt u zich hiervoor uitschrijven.
Gebruik website
Als u gebruik maakt van onze website slaat Google analytics automatisch bepaalde informatie op. Dit kan zijn informatie van welke URL u komt, naar welke URL u toe gaat, welke browser u gebruikt, uw IP-adres en de datum en tijd waarop u toegang heeft gehad tot onze website.
We gebruiken deze informatie in het kader van het normaal gebruik en beheer van onze website en mogen deze informatie gegroepeerd vrijgeven. Door dit groeperen wordt het onmogelijk de gegevens terug te voeren naar een bepaalde gebruiker. Wij zijn niet geïnteresseerd in gegevens die iets zeggen over de identiteit van de bezoeker van onze site. BHVK Leisure B.V. is wel geïnteresseerd in informatie die iets zegt over het gebruik van de site, zoals: hoeveel bezoekers krijgen we? Wat zijn de drukke uren en welke pagina's worden het meest bezocht?
Analyses ten behoeve van managementinformatie
Gegevens als de provincie en het land waar u woonachtig bent alsmede uw gezinssamenstelling kunnen tot slot gebruikt worden voor het verrichten van analyses ten behoeve van managementinformatie. Uw gegevens zijn dan echter volledig geanonimiseerd en niet te herleiden tot u als persoon.
Gegevens die wij van derden ontvangen
Soms ontvangen wij gegevens niet rechtstreeks van uzelf, maar van een andere partij. Wanneer u bijvoorbeeld een boeking voor een van onze accommodaties maakt via een partner van ons, dan stuurt deze partner bepaalde gegevens van u naar ons door. Op deze manier kunnen wij uw boeking registreren en afhandelen. Ook vragen of wijzigingen met betrekking tot uw boeking of verblijf kunnen door onze partners aan ons doorgegeven worden. Indien redelijkerwijs mogelijk, stellen wij u op de hoogte van de ontvangst van uw gegevens.
Alle informatie die we van derden ontvangen, kan gecombineerd worden met informatie die door u is verstrekt.
Wat zijn de grondslagen?
Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
Bij het verwerken van uw persoonsgegevens houden wij ons aan de regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Er is dan ook altijd een grondslag aan te wijzen voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Uw gegevens worden voornamelijk verwerkt bij het aangaan van een huurovereenkomst. Wij hebben deze gegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en BHVK Leisure B.V.. Wanneer u de vereiste persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, kunt u geen gebruik maken van onze diensten.
Verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van het verzenden van onze nieuwsbrieven of het laten zien van gerichte advertenties wordt door ons gedaan met het oog op direct marketing.
Wij verwerken uw gegevens bij contactmomenten met een van onze medewerkers, zodat wij in staat zijn om uw vragen, klachten of opmerkingen in behandeling te kunnen nemen en u snel van een antwoord te kunnen voorzien. Daarnaast stelt ons dit in staat om een duurzame relatie met u op te bouwen.
Wettelijke verplichtingen
Verwerking van een aantal van uw gegevens is tevens noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Zo zijn wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht om uw naam, woonplaats, aankomst- en vertrekdatum te registreren in het nachtregister.
Bescherming van gegevens
BHVK Leisure B.V. doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot uw gegevens. De opslag en doorgifte van uw gegevens via het internet zijn beveiligd via de huidige gebruikelijke technieken.
Aan welke partijen geven wij uw persoonsgegevens door?
Voor de woningen die wij in beheer hebben, zijn wij verplicht om uw naam, woonplaats, aankomst- en vertrekdatum te registeren in het nachtregister. De gemeente kan ons vragen om de gegevens uit het nachtregister aan te leveren. In verband met de verplichte aangifte toeristenbelasting verstrekken wij tevens ieder jaar aan de gemeente uw postcode, woonplaats, geboortedatum, gezinssamenstelling, aankomstdatum en vertrekdatum.
Voor het beheer van onze systemen en het leveren van onze diensten maken wij gebruik van diensten van derden, zoals IT-leveranciers.
Voor het beheer van de op het Zonnedorp en Sprielderbosch park gelegen woningen verstrekken wij persoonsgegevens van de huurders aan de parkbeheerder ten behoeve van het nachtregister aldaar en in geval van calamiteiten.
In het geval dat u onverhoopt uw facturen niet tijdig voldoet, zijn wij genoodzaakt om de vordering uit handen te geven aan een incassobureau of een deurwaarder. De gegevens die noodzakelijk zijn om de vordering bij u te innen, worden doorgegeven aan het incassobureau of de deurwaarder.
In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens door te geven aan derde partijen. Zo kan de Belastingdienst alle gegevens bij ons opvragen die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw gegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de doelstellingen die zijn opgenomen in deze privacyverklaring, tenzij wij op basis van een wettelijke verplichting de gegevens langer moeten bewaren.
Gegevens met betrekking tot de met u gesloten overeenkomst
Uw gegevens die wij verwerken in ons reserveringssysteem anonimiseren wij uiterlijk 7 jaar nadat onze relatie is beëindigd. Wij gaan ervan uit dat onze relatie is beëindigd op het moment dat u de daaropvolgende 7 jaar geen nieuwe boeking meer bij ons maakt of een overeenkomst tussen u en BHVK Leisure B.V. door een van beide partijen is opgezegd.
Administratieve gegevens
Onze administratie bewaren wij 7 jaar. Dit betekent dat al uw gegevens en documenten die betrekking hebben op financiële transacties tussen u en BHVK Leisure B.V. nog 7 jaar na uw verblijf bewaard blijven.
Aan u verzonden of door ons ontvangen correspondentie bewaren wij maximaal 7 jaar.
Gegevensverwerking met uw toestemming
Persoonsgegevens die wij verwerken met uw toestemming bewaren en verwerken wij tot het moment dat u uw toestemming weer intrekt.
Waar slaan wij uw gegevens op?
Uw gegevens worden opgeslagen op Europees grondgebied, met uitzondering van uw naam en e-mailadres. Uw naam en e-mailadres worden namelijk ook gehost vanuit andere landen. Voor een juiste werking van ons CRM systeem zijn subverwerkers ingeschakeld. De subverwerkers handelen enkel en alleen in opdracht van BHVK Leisure B.V. en pas op het moment dat de betreffende subverwerkers voldoende waarborgen hebben getroffen voor wat betreft de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. De passende waarborgen bestaan uit bindende bedrijfsvoorschriften, goedgekeurde standaardbepalingen inzake gegevensbescherming en de EU-US Privacy Shield.
Wat zijn uw rechten?
Recht op inzage, rectificatie, beperking, verwijdering
Als uw persoonsgegevens door BHVK Leisure B.V. verwerkt worden, dan heeft u het recht om een afschrift te ontvangen van de over u verzamelde gegevens. U heeft tevens het recht om uw gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machine leesbaar formaat te ontvangen. Een verzoek daartoe kunt u richten aan het e-mailadres: support@bhvkleisure.com.
U kunt uw verzoek ook schriftelijk verzenden naar BHVK Leisure, Roterij 13, 4328 BB Burgh-Haamstede. BHVK Leisure zal binnen een maand op uw verzoek reageren.
Ook via ‘Mijn BHVK Leisure” krijgt u inzage in uw gegevens en kunt u deze corrigeren.
Als uit het afschrift blijkt dat uw gegevens niet juist of onvolledig zijn of naar uw mening, gelet op het doel van de registratie, niet in de database van BHVK Leisure B.V. thuishoren, dan kunt u BHVK Leisure vragen om de gegevens aan te passen, te verwijderen of te beperken. Tevens heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Ook voor dergelijke verzoeken kunt u het bovengenoemde (e-mail)adres of postadres gebruiken.
Wanneer u ons vraagt om gegevens aan te passen of te verwijderen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, kan dit tot gevolg hebben dat u niet langer gebruik kunt maken van onze dienstverlening.
Recht op het intrekken van toestemming
Wanneer u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens heeft u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Wij zullen uw gegevens die worden verwerkt op basis van uw toestemming dan niet verder verwerken.
Klachten
Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u ons dit laten weten door ons een e-mailbericht (support@bhvkleisure.com) of brief te sturen (BHVK Leisure, Roterij 13, 4328 BB Burgh-Haamstede). Wij zullen ons best doen om uw klacht te verhelpen. U heeft ook het recht om uw klacht neer te leggen bij de nationale toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens.
